Kiedy przedsiębiorstwo przejawia potrzebę zorganizowania zjazdu dla dużej liczby osób, to niezależnie, czy będzie miało ono formę szkolenia, konferencji, czy imprezy firmowej, wymaga wykonania szeregu działań w przedmiotowym zakresie. Zorganizowanie podobnych akcji swoimi środkami miałoby sens tylko w razie, jeśliby tworzyły ważny fragment jej działalności. Co w związku z tym daje zlecenie przygotowania imprez spółce obcej?
Profesjonalizm. Instytucja taka będzie wyprofilowana w podobnych odmianach działalności, zabezpieczy zagadnienia, które umkną okazjonalnym realizatorom.
Odciążenie własnego zespołu. Właśni pracownicy poza samym wykonaniem podobnego zobowiązania musieliby w pierwszej kolejności dowiedzieć się, w jaki sposób je wykonać.
Znajomości. Firma zewnętrzna skuteczniej zagwarantuje udział postulowanej obsady wydarzenia.
Przejęcie odpowiedzialności. Zawsze istnieje groźba fiaska organizacyjnego lub {nieszczęśliwego wypadku. Kiedy za obsługę organizacja konferencji ponosi konsekwencje spółka zewnętrzna, rezultaty uderzą zleceniodawcę zaledwie rykoszetem.
Pełna orientacja w kosztach. Spółce obcej płaci się za zadanie, natomiast w przypadku realizacji zadania swoimi środkami, wydatki zakamuflowane, takie jak ilość poświęconego czasu, materiały z magazynu przedsiębiorstwa mogłyby zaciemnić saldo kosztów imprezy.